Ergosanté is gespecialiseerd in het ontwerp en de distributie van op maat gemaakte ergonomische oplossingen om de werkgelegenheid van gehandicapte werknemers te helpen behouden en de arbeidsomstandigheden te verbeteren.
Sinds 2018 is Ergosanté bezig met een proces om zijn systemen en praktijken in overeenstemming te brengen met de Europese Verordening Gegevensbescherming - nr. 2016/679 (AVG).
Het doel van deze verbintenis is om de werkingsprincipes te beschrijven die Ergosanté hanteert om te voldoen aan de regelgeving en om de privacy te beschermen van personen wier gegevens worden verwerkt. Het bedrijf Ergosanté implementeert geleidelijk alle systemen en procedures die nodig zijn om aan deze principes te voldoen.
De verbintenis specificeert ook het algemene kader voor de verwerking van persoonsgegevens door Ergosanté en beoogt daarbij de betrokkenen de nodige informatie te verschaffen.
1. Gegevens verwerkt door Ergosanté
Ergosanté werkt nauw samen met haar gebruikers, klanten, leveranciers en partners en verzamelt daarom in haar activiteiten persoonlijke informatie, waarvan sommige personen kan identificeren.
In overeenstemming met de huidige wetgeving heeft Ergosanté het principe van minimalisering van de verzameling aangenomen en verzamelt alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het nagestreefde doel en wordt uitgelegd aan de betrokken natuurlijke personen, waardoor zij volledig in staat zijn hun rechten uit te oefenen.
1.1.Handelsbetrekkingen
Ergosanté verwerkt voor haar klanten, leveranciers en partners:
- Identificatiegegevens: achternaam, voornaam
-Contactgegevens: adres, e-mail, telefoon
1.2.Gebruikers van Ergosanté-apparatuur
De gegevens die Ergosanté verwerkt voor gebruikers van haar oplossingen zijn:
- Identificatiegegevens: achternaam, voornaam
- Contactgegevens: e-mail, telefoon
- Morfologische gegevens (grootte, gewicht en andere informatie die nuttig is voor productieapparatuur)
2Verwerking van informatie
2.1.Rechtsgronden
Verwerkingen door Ergosanté zijn gebaseerd op de volgende wettelijke basis:
- Toestemming van de betrokkene (met inbegrip van verzoeken om contact of een offerte)
- Uitvoering van een contract (met name productie of aankoop van materieel)
- Legitieme belang van de verwerkingsverantwoordelijke
- Een wettelijke verplichting tot verwerking
2.2.Behandeling
De hierboven genoemde persoonsgegevens worden door Ergosanté gebruikt in het kader van haar activiteiten. Zij worden alleen gebruikt binnen de strenge grenzen van de geldende wetgeving.
Ergosanté kan de persoonsgegevens van een individu gebruiken met name voor de volgende doeleinden:
- Om het op haar informatiesystemen te registreren en de levering en facturering van de door Ergosanté geleverde oplossingen te beheren,
- Met het oog op de fabricage van een materiaal dat voldoet aan de behoeften van de gebruiker (met name morfologische gegevens),
- Om aan zijn wettelijke verplichtingen te voldoen,
- Met het oog op het toezicht, het kritisch bekijken en het verbeteren van haar aanbod,
- Voor het bijhouden van dossiers voor intern administratief gebruik (klachten, loyalty, enz.),
- Voor onderzoek (via e-mail of via sociale media)
- Voor handel met leveranciers en betaling van facturen.
3Informatie verzamelen
3.1. Directe inzameling
Ergosanté verzamelt de contactgegevens van haar contacten (gebruikers, klanten, leveranciers en partners):
-Per direct contact (face-to-face ontmoeting, telefoongesprek)
-Via e-mail
-Via zijn institutionele website:
o Contactformulier
-Via de online winkel:
o Contactformulier
o Aanvraagformulier
o Formulier voor het aanmaken van een klantenrekening
Waar mogelijk wordt telefonisch contact bevestigd door e-mail, zodat de betrokkene een schriftelijk overzicht van het gesprek kan bewaren en zijn rechten kan uitoefenen.
3.2. Cookies
De term cookies omvat alle tracers die worden geplaatst of gelezen wanneer u een website bezoekt.
Cookies, gebaseerd op een bestand dat tijdens het browsen op de computer van de gebruiker kan worden opgeslagen, zijn met name bedoeld om de navigatie op sites te vereenvoudigen en de effectiviteit ervan te meten.
De website van Ergosanté gebruikt twee soorten cookies:
1) Cookies die strikt noodzakelijk zijn om de door de gebruiker gevraagde dienst te leveren. Zonder hen zou de goede werking van de website worden aangetast. Bijvoorbeeld:
o Bezoekersauthenticatie
o Sessie-ID's: het stelt elke gebruiker in staat om geïdentificeerd te blijven tijdens zijn bestellingsreis, nadat hij zijn klantenaccount heeft aangemaakt. Deze cookie heeft een houdbaarheid van 30 dagen
o Winkelmandje: elke keer dat een artikel aan het winkelmandje wordt toegevoegd, wordt dit geregistreerd, zodat dit laatste niet wordt geleegd wanneer de bezoeker van pagina wisselt. Deze cookie heeft een levensduur van 3 dagen als de gebruiker niet is geauthenticeerd en 30 dagen als dat wel het geval is. Deze cookie wordt verwijderd bij het ontkoppelen of valideren van de klantbetaling.
o Aanpassing van de gebruikersinterface (keuze van taal of presentatie)
o Cookies « al gezien : stelt elke gebruiker in staat de laatste artikelen te bekijken. De levensduur is gelijk aan de sessietijd.
2) Cookies voor doelgroepanalyse, waarmee Ergosanté haar inhoud en online diensten kan verbeteren door middel van verschillende metingen van de navigatie van internetgebruikers. De verzamelde informatie, uitgegeven door Google Analytics en site-analyzer, stelt Ergosanté in staat om anoniem het aantal bezoeken, het pad en de interesses van elke bezoeker te meten. Met deze gegevens kunnen wij onze inhoud en de gebruikerservaring verbeteren.
Sommige cookies worden door Ergosanté direct geplaatst wanneer u op een van haar websites surft. Andere cookies worden geplaatst door bedrijven buiten Ergosanté om de navigatiegegevens van gebruikers te verzamelen wanneer zij op verschillende websites surfen. Voor meer informatie raadplegen gebruikers het privacybeleid van deze bedrijven.
In overeenstemming met de aanbevelingen van de CNIL wordt toestemming verzameld via een zichtbaar banner op de website met de volgende informatie:
- de doeleinden van de gebruikte cookies ;
- de mogelijkheid om deze cookies te weigeren en de instellingen te wijzigen door op een link te klikken meer te weten te komen en cookies in te stellen
- het feit dat doorgaan met surfen betekent instemmen met het plaatsen van cookies op uw apparaat.
Cookies kunnen op elk moment worden uitgeschakeld door de browser te configureren. Eventuele instellingen in de webbrowser, met betrekking tot het accepteren of weigeren van cookies, kunnen de navigatie op internet en op onze site wijzigen, evenals de voorwaarden voor toegang tot bepaalde diensten waarvoor het gebruik van dezelfde cookies vereist is.
4. Hoe en hoe lang worden gegevens opgeslagen ?
De gegevens in de dossiers en databases van Ergosanté worden verwerkt volgens strenge controlevoorschriften die voldoen aan de stand van de techniek en de aanbevelingen van de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
4.1. Beveiliging van persoonsgegevens
Ergosanté neemt alle nodige voorzorgsmaatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te waarborgen, met name om te voorkomen dat deze worden vervormd, beschadigd of door onbevoegde derden worden geraadpleegd.
Ergosanté breidt geleidelijk het bereik van haar veiligheidsmaatregelen uit en ontwikkelt specifieke procedures om rekening te houden met de verordening.
4.2. Duur van gegevensbewaring en archivering
De bewaartermijn is afhankelijk van de betreffende activiteit, de aard van het contact (klant of prospect) en de praktijken in de branche.
-Ergosanté heeft de standaardopslag van persoonsgegevens op twee jaar vastgesteld.
-Sommige gegevens worden korter bewaard:
o Cookies vervallen dertien maanden na hun laatste update.
o De prospectusgegevens worden na een periode van 2 jaar verwijderd zonder antwoord op verzoeken.
-Ergosanté bewaart bepaalde verplichte documenten (facturen, enz.) volgens de wettelijke bewaartermijn.
-De duur is soms afhankelijk van de relevantie of de noodzaak van de verwerking: de gegevens van de klanten worden bewaard voor de duur van de zakelijke relatie of de gegevens in de gids worden bewaard voor de duur van het mandaat van de betrokkenen.
De oude gegevens worden gearchiveerd en een strenge toegangscontrole wordt geactiveerd. Gegevens die onbruikbaar zijn, worden vernietigd.
5. Wie heeft toegang tot de verzamelde persoonsgegevens ?
5.1. Bij Ergosanté
De verzamelde persoonsgegevens zijn toegankelijk voor de verschillende diensten van Ergosanté, afhankelijk van de benodigde verwerkingen, met name:
-Commerciële dienst voor orderverwerking, leveringen
- Productieafdeling voor het ontwerp en de fabricage van geschikte apparatuur
-Boekhouddienst voor het beheer van facturen
-Commerciële dienst en webmeester voor de webshop
5.2. Buiten gezondheidszorg
Ergosanté kan de persoonsgegevens die zij heeft doorgeven aan verschillende derden, zoals:
- dienstverleners, onderaannemers en leveranciers om diensten voor hem te verrichten (bijvoorbeeld: technische diensten, fabricage van materialen),
- andere bedrijven, financiële organisaties of wetshandhavingsinstanties/diensten voor het voorkomen of detecteren van fraude, wanneer deze openbaarmaking noodzakelijk is om de rechten van Ergosanté te beschermen,
- in gevallen waarin de wet daarin voorziet of op formeel verzoek van een autoriteit (met name in het kader van gerechtelijke procedures), publieke, parapublieke of private organisaties in het kader van een publieke taak.
Alleen gegevens die nuttig zijn voor de uitvoering van het contract worden verstrekt en geen gevoelige gegevens worden met anderen gedeeld.
5.3. Werkwijze met derden
In het geval dat persoonsgegevens om welke reden dan ook worden doorgegeven aan een derde (bijvoorbeeld: een uitbestedingsopdracht), past Ergosanté de voorwaarden toe die zijn vastgesteld door de geldende wetgeving, met name de informatie van de betrokkenen over deze overdracht.
Ergosanté zal bij haar verwerkers in de zin van de AVG een controlecampagne voeren op de naleving van contracten en de voorwaarden voor het uitvoeren van verwerkingen met betrekking tot persoonsgegevens.
De gegevens worden in geen geval aan een derde voor commerciële doeleinden verstrekt.
6Verwerving van persoonsgegevens van derden
Ergosanté kan van derden (met name werkgevers en partners) persoonsgegevens zoals naam, voornaam, e-mailadres en telefoon ontvangen om een contract voor de levering van materialen uit te voeren.
De morfologische gegevens worden uitsluitend verzameld bij de betrokkene indien deze ermee instemt. Deze gegevens worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de gevraagde apparatuur adequaat wordt vervaardigd.
De gegevens worden toegevoegd aan het dossier bij het opstellen van de prijzen en alleen gebruikt voor de uitvoering van de zaak. Ze zijn alleen toegankelijk voor de commerciële en productieteams van Ergosanté en eventuele subcontractors.
7. Worden gegevens buiten de EU overgedragen ?
Ergosanté verstuurt geen persoonsgegevens buiten de Europese Unie.
8. Aan wie mag men zich wenden voor de uitoefening van zijn rechten ?
Ergosanté heeft zijn organisatie aangepast om te voldoen aan de vereisten van de Europese verordening inzake gegevensbescherming en om iedereen informatie te bieden over de persoonlijke gegevens die we over hem of haar hebben en over de verwerkingen van deze gegevens.
Alle verzoeken met betrekking tot de uitoefening van de rechten (toegang, oppositie, beperking, rectificatie, overdraagbaarheid, verwijdering) moeten worden gedaan aan contact@ergosante.fr . Deze aanvraag moet zo gedetailleerd mogelijk zijn om binnen 30 dagen na ontvangst te kunnen worden behandeld, overeenkomstig de voorschriften van de verordening.
In geval van twijfel kan een bewijs van identiteit worden gevraagd om het verzoek te behandelen.
Iedereen kan rechtstreeks contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit van zijn land (voor Frankrijk de CNIL):www.cnil.fr).
9. Waar worden onze gegevens gehost ?
De servers van de Ecosiège-website zijn uitsluitend gehost opOVH, inFrankrijk, in datacenters in het noorden van Frankrijk.
Deze servers beheren onze database die nodig is voor de goede werking van de site. In deze database worden klantenrekeningen opgeslagen .
Om toegang te krijgen tot uw bestelgeschiedenis worden deze gegevens alleen verwijderd als u hierom vraagt via uw speciale klantengedeelte of per e-mail.
Verkoopt Ergosante mijn persoonsgegevens ?
Nee, dat is niet waar! Alle verzamelde gegevens blijven bij ons en zullen nooit worden gegeven, verhuurd of verkocht aan een derde bedrijf.
11. Zijn wachtwoorden veilig ?
De wachtwoorden worden opgeslagen "versleuteld” en niet te ontcijferen.
Over de bankkaartnummers ?
Voor bankkaartbetalingen werken we met een Franse dienstverlener genaamdPayPlug, garandeert de veiligheid van de gegevens.
Op geen enkel moment hebben we toegang tot de creditcardnummers van onze klanten.
Onze dienstverlener heeft veel certificaten die de beveiliging van zijn computersysteem bevestigen.
Meer informatie: https://www.payplug.com/fr/politique-de-confidentialite
We werken ook met de maatschappijPaypalMaar alleen klanten met een account kunnen bestellen, dus hun gegevens zijn beveiligd doorPaypalRechtstreeks.
13. Welke persoonsgegevens worden verzameld en waarvoor ?
Bij bestelling:
Wanneer een klant een account aanmaakt op onze website, registreren we in onze database alle informatie die nodig is om de bestelling te kunnen verwerken: e-mail, naam en voornaam, bedrijf, postadres en telefoonnummer om het pakket voor te bereiden en te leveren.
Deze bestelgegevens worden doorgestuurd naar de verschillende leveranciers zodat de bestelling bij de klant terechtkomt: onze fabrikanten en logistici bereiden de pakketten voor en de transporteurs brengen ze bij de klant.
Zij hebben absoluut geen recht om de gegevens te gebruiken voor andere doeleinden dan om uw bestelling te verwerken en moeten deze gegevens na verwerking uit hun computersystemen verwijderen. Deze aanbieders slaan de gegevens op in Europese datacenters. Als de klant echter ervoor kiest om buiten Europa te worden afgeleverd, zullen gegevens zoals het postadres noodzakelijkerwijs worden doorgegeven aan de logistieke diensten van de vervoerder die in dat land zal leveren.
Statistieken:
Om onze dienst voortdurend te verbeteren, maken wij gebruik van systemen en diensten van derden die ons in staat stellen onze activiteiten te volgen. Om dit te doen, stellen wij onze klantenbasis en hun gebruikshistorie op onze website ter beschikking van deze systemen. De meeste van onze systemen zijn in Frankrijk gehostwebsite analyzer, en anderen zijn gevestigd in de VS zoalsgoogle analytics.
14. Wilt u uw persoonsgegevens wijzigen of verwijderen ?
De meeste gegevens kunt u rechtstreeks zelf wijzigen vanuit uw klantenruimte op onze website. U kunt ook alle gegevens downloaden of verwijderen.
Als u nooit toegang hebt tot deze informatie, kunt u ons een e-mail sturen naardpo@ergosante.frU moet uw aanvraag vermelden.